{"id":17758,"date":"2025-02-26T08:30:12","date_gmt":"2025-02-26T07:30:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topdesk.mom\/de\/?p=17758"},"modified":"2025-02-26T08:30:21","modified_gmt":"2025-02-26T07:30:21","slug":"formulare-self-service-portal","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topdesk.mom\/de\/blog\/formulare-self-service-portal\/","title":{"rendered":"Self Service Portal: 4 bew\u00e4hrte Tipps f\u00fcr Formulare"},"content":{"rendered":"

Durch den Anstieg der Remote-Arbeit in den letzten Jahren hat die Nutzung eines Self Service Portals erheblich zugenommen. Um die Effizienz Ihrer IT-Services zu steigern, m\u00fcssen Self Service Portal Formulare klar strukturiert, zuverl\u00e4ssig und benutzerfreundlich sein. Wir zeigen Ihnen vier bew\u00e4hrte Best Practices, die Sie mit messbaren Kriterien \u00fcberpr\u00fcfen k\u00f6nnen. Zus\u00e4tzlich erhalten Sie hilfreiche Empfehlungen f\u00fcr die praktische Umsetzung.<\/p>\n

1. Finden Ihre Melder das ben\u00f6tigte Formular schnell und zuverl\u00e4ssig?<\/strong><\/h2>\n

Was auf den ersten Blick banal klingt, wird in der Praxis h\u00e4ufig vernachl\u00e4ssigt: Die Auffindbarkeit der Formulare. H\u00e4ufig wird gro\u00dfer Wert auf die inhaltliche Perfektion der Formulare gelegt, w\u00e4hrend die Positionierung im Portal vernachl\u00e4ssigt wird.<\/p>\n

Selbst, wenn Sie w\u00e4hrend der Entwicklungsphase Fokusgruppen nutzen, um die Benutzerfreundlichkeit zu testen \u2013 \u00fcberpr\u00fcfen Sie diese Abl\u00e4ufe auch nach dem Go-Live? \u00c4nderungen wie neue Services oder verschobene Men\u00fcpunkte k\u00f6nnen dazu f\u00fchren, dass wichtige Formulare schwerer auffindbar sind.<\/p>\n

Empfehlung:
\n<\/strong>Testen Sie regelm\u00e4\u00dfig, ob ein Formular mit maximal drei Klicks erreicht werden kann. Nutzen Sie Tools, um Klickpfade zu analysieren, und sammeln Sie regelm\u00e4\u00dfig Feedback von Fokusgruppen. Kommunizieren Sie regelm\u00e4\u00dfig \u00fcber digitale Kommunikationskan\u00e4le wie E-Mail, Microsoft Teams etc., um das Nutzerverhalten kontinuierlich zu evaluieren. Implementieren Sie au\u00dferdem eine feste Routine im Servicedesk, um die Zuverl\u00e4ssigkeit und Aktualit\u00e4t Ihrer Formulare sicherzustellen. So garantieren Sie langfristige Stabilit\u00e4t und Qualit\u00e4t.<\/p>\n

Sie m\u00f6chten mehr \u00fcber die Einf\u00fchrung von\u00a0digitalem Self Service<\/strong><\/a> erfahren? Lesen Sie dazu unseren ausf\u00fchrlichen Blogartikel.<\/p>\n

2. Ist die Struktur Ihres Formulars klar und logisch?<\/h2>\n

Melder k\u00f6nnen Ihre Formulare im Self Service Portal schnell finden, dennoch k\u00f6nnten Sie durch deren L\u00e4nge und Komplexit\u00e4t abgeschreckt werden. Unklare Fragen oder zu viele Freiheiten bei den Antworten f\u00fchren zu Missverst\u00e4ndnissen und Fehlern.<\/p>\n

Empfehlung:
\n<\/strong>Minimieren Sie offene Fragen und nutzen Sie geschlossene Antwortformate wie Dropdown-Men\u00fcs oder Auswahlfelder, um genaue und fundierte Antworten zu erhalten. F\u00fchren Sie monatlich eine Analyse der eingehenden Fragen zu jedem Formular durch. So k\u00f6nnen Sie h\u00e4ufige Unklarheiten leichter identifizieren. Mit virtuellen Feedback-Runden oder einem speziellen Feedback-Formular im Portal schaffen Sie Transparenz und verbessern Ihre Prozesse kontinuierlich.<\/p>\n

3. Sind die Anweisungen auf Ihrem Formular verst\u00e4ndlich genug?<\/h2>\n

Auch bei geschlossenen Fragen k\u00f6nnen Unsicherheiten entstehen. Eine pr\u00e4zise Verkn\u00fcpfung mit relevanten Artikeln aus Ihrer Wissensdatenbank minimiert Unklarheiten und reduziert gleichzeitig die Anzahl unn\u00f6tiger Anfragen an den Servicedesk. Diese Artikel dienen als praktische FAQs beziehungsweise Mini-Anleitungen, die direkt neben dem Formular verf\u00fcgbar sind.<\/p>\n

Empfehlung:
\n<\/strong>Erg\u00e4nzen Sie Ihre Self Service Portal Formulare durch kontextbezogene Tooltips oder Info-Sprechblasen, um pr\u00e4zise Hilfestellung zu bieten. Achten Sie darauf, dass diese Hinweise kurz und pr\u00e4zise formuliert sind. Damit vermeiden Sie unn\u00f6tige Anrufe bei Ihrem Servicedesk. Erg\u00e4nzen Sie lange und komplexe Formulare mit leicht verst\u00e4ndlichen Wissensartikeln.<\/p>\n

Wie Ihr Servicedesk mit Wissensmanagement weitere Vorteile<\/strong><\/a>\u00a0 erzielt, erfahren Sie in unserem Blogartikel.<\/p>\n

4.\u00a0Was passiert nach der Einreichung eines Formulars?<\/strong><\/h2>\n

Jemand hat beim Servicedesk ein Formular eingereicht, was passiert jetzt? Nach der Einreichung eines Formulars sollte ein zuverl\u00e4ssiger und fehlerfreier Prozess folgen. Besonders bei komplexen Vorg\u00e4ngen wie dem Eintritt neuer Mitarbeiter sind oft mehrere Abteilungen oder Teams an dem Change beteiligt. Hier entstehen h\u00e4ufig Reibungsverluste.<\/p>\n

Empfehlung:
\n<\/strong>F\u00fchren Sie halbj\u00e4hrliche Prozessanalysen durch, um die Effektivit\u00e4t Ihrer Workflows zu bewerten. Analysieren Sie, ob Freigabeprozesse vereinfacht und \u00fcberfl\u00fcssige Schritte eliminiert werden k\u00f6nnen. Regelm\u00e4\u00dfige Workshops mit allen Beteiligten helfen dabei, Optimierungspotenziale zu identifizieren und eine bew\u00e4hrte Stabilit\u00e4t in Ihren Prozessen zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n

Stellen Sie Ihre Melder in den Mittelpunkt<\/h2>\n

Ein benutzerzentriertes Design der Self Service Portal Formulare erh\u00f6ht nicht nur die Akzeptanz, sondern sorgt auch f\u00fcr langfristige Zuverl\u00e4ssigkeit und Effizienz. Nutzen Sie die genannten Tipps, um Ihren Servicedesk zukunftssicher und qualitativ hochwertig zu gestalten.<\/p>\n

Weitere praxiserprobte Hinweise finden Sie in unserem kostenlosen E-Book<\/strong><\/a>\u00a0zum Aufbau eines benutzerfreundlichen Servicedesks.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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